Bahan perpustakaan untuk perpustakaan sekolah adalah semua bahan perpustakaan baik dalam bentuk tercetak maupun terekam baik berupa buku referensi atau buku pelajaran. Bahan perpustakaan tersebut berperan penting dalam proses belajar mengajar, oleh karena itu harus dapat dipertanggungjawabkan baik isi dan kebenarannya. Agar bahan perpustakaan tersebut dapat dimanfaatkan oleh siswa, pendidik dan petugas perpustakaan itu sendiri, maka koleksi yang ada di perpustakaan sekolah perlu diorganisasikan sedemikian rupa sesuai dengan standar yang berlaku baik nasional maupun internasional, sehingga informasi yang terkandung dalam setiap koleksi dapat ditemukan dengan cepat dan tepat.
Penataan bahan perpustakaan disebut dengan istilah pengorganisasian informasi atau pengolahan bahan perpustakaan. Pengorganisasian informasi selanjutnya disebut pengolahan bahan perpustakaan merupakan salah satu kegiatan pokok dalam rangkaian kegiatan di perpustakaan. Kegiatan ini berhubungan dengan bahan perpustakaan sejak diterima di perpustakaan yang merupakan hasil kegiatan pengadaan koleksi sampai tersusun di rak dan siap digunakan oleh siswa dan guru.
Prinsip utama pengorganisasian informasi adalah mempersiapkan dan mengelola bahan perpustakaan sedemikian rupa sesuai dengan standar yang berlaku supaya dapat digunakan secara efektif dan efisien oleh siswa dan guru serta petugas perpustakaan. Yang dimaksud dengan pengolahan bahan perpustkaan adalah kegiatan yang mencakup inventaris bahan perpustakaan, katalogisasi, klasifikasi, pencetakan kartu dan label buku, penyelesaian fisik buku (mencakup penempelan label buku pada punggung buku, penempelan kartu dan kantong buku, penyampulan buku), penyusunan di rak dan penyusunan kartu katalog di laci katalog sebagai alat penelusuran.
Ada banyak pengertian tentang pengolahan bahan perpustakaan, seperti yang dikatakan oleh Sutarno bahwa “kegiatan pengolahan bahan pustaka ialah kegiatan yang diawali sejak koleksi diterima di perpustakaan sampai dengan penempatan di rak atau tempat tertentu yang telah disediakan. Untuk kemudian siap dipakai oleh pemakai. Pekerjaan pengolahan bahan pustaka yang berbentuk tercetak (printed matter) dan terekam (recorded matter) 5 dibedakan dan dipisahkan, meskipun ada pekerjaan yang memiliki kesamaan”.
(Sutarno 2006 : 179) Pengorganisasian informasi adalah kegiatan mencatat data bahan perpustakaan berdasarkan karakterisitk fisik dan isi bahan perpustakaan, yang mencakup 2 (dua) kegiatan yaitu pembuatan: (1) deskripsi fisik ; dan (2) deskripsi isi. Pembuatan deskripsi fisik adalah kegiatan mencatat data bahan perpustakaan mulai dari data judul, pengarang, edisi, tempat terbit, penerbit, tahun terbit, deskripsi fisik bahan (jumlah halaman, ilustrasi dan ukuran) sampai pada pencatatan nomor standar bahan perpustakaan, sedangkan deskripsi isi merupakan kegiatan menentukan subjek atau isi bahan perpustakaan berdasarkan pengelompokkan ilmu pengetahuan dengan menggunakan skema klasifikasi.
Tujuan dan Fungsi Pengorganisasian Informasi
Sebelum membahas tentang pengorganisasian informasi yang merupakan kegiatan pembuatan deskripsi fisik dan isi bahan perpustakaan, terlebih dahulu akan dipaparkan tujuan dan fungsi pengorganisasian informasi itu sendiri.
Secara umum, tujuan utama pengorganisasian informasi adalah:
a. Mengatur koleksi yang ada di perpustakaan menurut aturan satandar tertentu sehingga mempermudah untuk menemukannya kembali
b. Pemustaka dapat melakukan temu kembali informasi terhadap semua koleksi perpustakaan, sehingga koleksi yang ada dapat dimanfaatkan secara tepat dan efektif sesuai dengan kebutuhan pemustaka.
c. Mengatur dan mengelompokkan subjek yang sama atau berdekatan pada tempat yang berdekatan sehingga siswa, guru maupun petugas perpustakaan dapat dengan cepat mencari koleksi yang dibutuhkan.
Fungsi pengorganisasian informasi adalah agar bahan perpustakaan yang menjadi koleksi perpustakaan sekolah dapat ditelusur dan dimanfaatkan oleh siswa, pendidik dan petugas perpustakaan, untuk mencapai fungsi tersebut maka koleksi harus dikelola dengan sistem pengolahan yang sistematis sesuai dengan standar yang berlaku.
Pengorganisasian informasi juga dapat dijadikan sebagai tolok ukur keberhasilan kegiatan perpustakaan, karena berfungsi sebagai prosedur yang mengolah bahan perpustakaan, dengan demikian kegiatan pengorganisasian informasi memungkinkan perpustakaan lebih terstruktur dalam pengelolaan kegiatannya, bila ada koleksi yang dibutuhkan oleh siswa dan/atau guru maka akan dengan mudah dapat diketahui oleh petugas perpustakaan. Pengorganisasian informasi juga memungkinkan perpustakaan dapat menyediakan koleksi yang dibutuhkan siswa dan guru sekaligus menyediakan sarana penelusuran yang memudahkan pemustaka mengakses koleksi yang ada di perpustakaan.
Tahapan Pengorganisasian Informasi
Agar koleksi yang ada di perpustakaan dapat ditemukan dengan mudah dan cepat oleh pemustaka, perlu dikelola sesuai dengan prosedur operasional standar atau standard operating procedure (SOP). Tahapan pengorganisasian informasi yang perlu dilakukan adalah:
a. Katalogisasi, adalah kegiatan membuat deskripsi fisik bahan perpustakaan dengan mencatat mencatat data bahan pustaka mulai dari judul, pengarang, tempat terbit, nama penerbit, tahun terbit dan deskripsi fisik dan nomor standar suatu bahan pustaka. Pencatatan deskripsi fisik disesuaikan dengan pertauran internasional yang berlaku, yaitu International Standard Bibliographic Description (ISBD) dan peraturan pengatalogan internasional yaitu Anglo American Cataloguin Rules (AACR).
b. Klasifikasi, adalah kegiatan membuat deskripsi isi bahan perpustakaan dengan mengelompokkan koleksi menurut pengelompokkan ilmu pengetahuan menggunakan skema klasifikasi tertentu
c. Penyelesaian Fisik Bahan Pustaka (Pasca pengatalogan)
Apabila bahan perpustakaan telah dibuatkan katalognya, maka kegiatan selanjutnya adalah penyiapan bahan pustaka atau dokumen agar siap dipakai oleh pemustaka, yang lazim disebut dengan kegiatan pascakatalog, yang mencakup:
a. Mengetik kartu, dilakukan oleh perpustakaan yang masih menggunakan sistem manual dalam penelusuran informasinya. Sedangkan untuk perpustakaan yang sudah menggunakan sistem komputerisasi biasanya kegiatan ini tidak lagi dilakukan tetapi tahapannya adalah entri data untuk menyajikan katalog dalam bentuk terbacakan dengan mesin.
b. Persiapan buku, yang meliputi kegiatan: menempelkan label pada punggung buku, menempelkan kantong buku dan slip tanggal kembali, membuat dan memasukkan kartu buku.
c. Menjajarkan kartu katalog, kegiatan ini dilakukan bila perpustakaan masih menggunakan sistem manual dalam penelusuran, kartu katalog merupakan sarana penelusuran. Bila perpustakaan sudah menerapkan sistem otomasi pada penelusurannya, maka penjajaran kartu tidak perlu dilakukan karena data katalog sudah tersedia dalam bentuk terbacakan dengan mesin (machine readable).
d. Menyimpan atau menyusun bahan pustaka di rak. Tugas ini merupakan kegiatan penataan bahan pustaka atau dokumen di rak berdasarkan nomor klasifikasi (call number). Tugas penyimpanan bahan pustaka (shelving) ini berbeda antara perpustakaan yang satu dengan perpustakaan yang lain. Ada kalanya tugas ini merupakan tugas pengolahan, tetapi ada juga yang diserahkan kepada petugas layanan.
e. Penjilidan dan penyampulan bahan perpustakaan.
Unduh Modul Organisasi Informasi silahkan klik disini.
Semoga bermanfaat.
Sumber: Modul Diklat Kepala Perpustakaan Tahun 2020